COMME UNE CHECKLIST POUR LE BRIEFING INITIAL DU PROJET

Avant même que le projet ne soit initié, vous souhaitez peut être déterminer si et comment vos connaissances peuvent répondre au mieux à ce que vos clients ou partenaires souhaitent. Dans ce cas, utilisez le "Project Canvas" comme votre propre checklist afin de vous poser les bonnes questions. Par exemple, si un nouveau client appelle et souhaite faire appel à vous ou votre société, vous pouvez utiliser le "project canvas" pour diagnostiquer les conditions générales de la demande. L'avantage est que vous avez tout en un seul endroit et que vous pouvez passer d’un élément du projet à l'autre à mesure que la conversations avance. Voici ce qu'il faut faire:

1. Créer un nouveau tableau blanc et choisissez le "Project Canvas"

2. Demandez-vous ce qui motive le projet et inscrivez ceci au-dessus du canevas.

3. n wonders or comes to a lull, move on to the next box to put focus back into your interview.

4. Ensuite commencer par n'importe quelle des zones du canevas et formulez chacune d'elle comme une question. Demandez: “Qui sont les participants du projet?” et “Quels sont les objectifs” etc. Ne passez pas trop de temps sur chaque question.

5. Si le temps le permet, approfondissez les réponses pour chacune des cases. N'acceptez pas de réponses vagues tels que: “Notre objectif est de relancer le site internet.” Reprenez la réponse en demandant “Pourquoi?” and “Quel est l'effet désiré?”...

6. Après l'interview, résumez vos notes à partir du canevas. Dans un document séparé, créé une liste de points organisés aves les mêmes en-têtes que dans le "Project Canevas".

7. Retournez vos notes vers les autres parties, et approfondissez certains points avec eux ou commencez la première itération.

De cette manière, vous pouvez passer en revue les détails importants d’un projet en une interview de 30 minutes avec une partenaire/client.

POUR DES GROUPES DE DISCUSSION LORS D'UN KICKOFF WORKSHOP

La nature visuel du Project Canvas le rend stimulant pour un groupe de personnes. Utiliser le canevas comme outil pour guider la discussion sur d'un projet durant une réunion de lancement (kick-off meeting). En fait, la structure du Project Canvas peut être utilisée comme agenda du meeting.

Essayez ceci:

1. Démarrez un nouveau "Project Canvas" avant la réunion.

2. Projeter le sur un écran ou via un écran large de telle manière à ce que tout le monde le voit. Pour les participants à distance, partager votre tableau TUZZit pour que tout le monde puisse suivre au fur et à mesure que vous ajoutez les informations sur le canevas.

3. Chaque personne dans la salle doit se présenter et expliquer son rôle dans le projet. Inscrivez ces informations dans la case "Participants".

4. Ensuite discutez de ce qui motive le projet et inscrivez ceci au-dessus du canevas.

5. Commencez à passer aux autres cases sous forme de questions (par exemple: “Quels sont les objectifs du projet?” etc.)

Favorisez une discussion ouverte afin d'approfondir chaque case, mais ne vous attardez pas trop longtemps / ne restez pas bloqué sur l'une ou l'autre case. Passez à une case vide dès qu'un accord est trouvé sur une afin d'être certain de pouvoir les parcourir toutes. Si il y a eu un briefing du projet précédemment, vous pouvez préremplir le canevas avec les informations de celui-ci. Dans ce cas, le groupe pourra creuser davantage, approfondir ses connaissances, et aboutir à un accord sur les paramètres du projet.

Utiliser le "Project Canvas" dans une réunion de lancement d'un projet prends de 1 à 4 heures, dépendant de la taille du groupe et de la quantité d'information connue à l'avance.

POUR UN RÉFÉRENCEMENT CONTINU

Les détails additionels d'un projet apparaissent souvent graduellement. De nouveaux risques peuvent venir à l'esprit. Les ressources peuvent être clarifiées et de nouveaux participants peuvent être nommés. Des bénéfices pour les utilisateurs non pris en compte au départ peuvent apparaître.

Conservez la version initiale du "Project Canvas" pour quelques jours ou semaines encore (dépendant du planning) et remplissez les sections au fur et à mesures que les informations arrivent. Une fois que vous avez le sentiment que la définition du projet est stable, formuler l'information pour qu'elle reflète la position de l'ensemble de l'équipe. Il y a deux façons de faire cela:

1. Remplissez les nouvelles informations directement sur Project Canvas. Effacez ou modifiez l’information étant déjà dessus et faites part de vos modifications à l’équipe. Imprimez et attachez la nouvelle version du canevas dans le bureau ou la salle de référence, ou projetez le canevas directement de TUZZit. Ceci permet de garder les éléments du projets en vue.

2. Dans un document/tableau blanc séparé, faites la liste des informations regroupées par les titres des éléments du canevas. Ne notez pas plus de quelques points par catégorie. Ca doit être un court résumé. Généralement, ce document définissant le projet ne doit pas prendre de 2-3 pages. Enregistrez ceci sur le site du projet ou sur l’extranet du client pour référencement rapide.